Kонцепція автоматизації бізнесу лізингової компанії

На ринку програмних продуктів України практично відсутні системи автоматизації бізнесу компаній, профілем діяльності яких є фінансовий лізинг. Системи ж, що пропонуються або занадто універсальні (а тому громіздкі і дорогі), або відірвані від практики і неефективні (але дешеві). Матеріал, наведений нижче, розрахований на лізингові компанії, які для ведення бізнесу вже «переросли» електронні таблиці і ухвалили рішення про комплексну автоматизацію свого бізнесу.

Автоматизація діяльності лізингової компанії повинна забезпечити досягнення наступних цілей:

Для більш швидшого досягнення ефекту, передбачається, що введення Системи в експлуатацію має проводитися поетапно – в міру розробки і впровадження окремих частин. Для такої поетапної роботи алгоритми Системи групуються в окремі модулі виходячи з цілей автоматизації. Так, в Системі передбачається наявність декількох модулів:

1. Система управління взаємостосунків з клієнтами.
2. Лізинговий модуль.
3. Бухгалтерський облік.
4. Персонал.
5. Фінанси.

Отже, розглянемо функціонал кожного з модулів.

Система управління взаємостосунків з клієнтами (CRM)

Модуль дозволяє ефективно будувати відносини лізингової компанії з контрагентами.

В основу модуля покладено довідник контрагентів. Він, по суті, є списком юридичних і фізичних осіб, з якими у компанії були господарські відносини (лізінгоодержувачі, постачальники, засновники, банки, державні органи). Даний довідник містить всю необхідну інформацію про контрагента: назву і адреси; ідентифікаційну і податкову інформацію, відомості про банківські рахунки, відомості  про засновників, тип і статус контрагента (разовий, постійний, VIP), коротку інформацію про діяльність, веб-сайт, адресу електронної пошти, дні народження компанії, відповідальних співробітників і т.д. Крім того, довідник може містити необмежену кількість контактних осіб по конкретному контрагенту з вказівкою їх посад, телефонів, електронної пошти та іншої інформації.

По кожному з клієнтів лізингової компанії в процесі роботи накопичується достатньо багато інформації в електронному вигляді. Зазвичай, це текстові файли у форматі MS Word або ж розрахункові таблиці MS Excel: всілякі заявки і листи, пропозиції і договори, протоколи і звітність, фотографії майна клієнта і предметів лізингу тощо. Як правило, на захищеному сервері лізингової компанії, створюють теки, називають їх іменами клієнтів, і зберігають у них вказану інформацію. У довіднику контрагентів передбачається можливість «прив''язки» окремої теки (сховища даних по клієнту на серверному просторі) до конкретного клієнта в Системі. Це дозволяє дуже швидко, за допомогою натиснення однієї кнопки,  отримувати доступ до електронних документів по клієнту.

Робота з контрагентами не обмежується тільки веденням статистичної інформації по конкретній компанії. Основа роботи з будь-яким клієнтом  – спілкування. При цьому під «спілкуванням» розуміється будь-який можливий контакт: дзвінок, лист, зустріч і т.д. Для цього в Системі передбачається введення об''єкту «Контакт». За допомогою Контакту можна визначити наскільки часто зверталися ми до клієнта (або він до нас), в який час цей відбувалося, дізнатися коротке резюме по зустрічі/дзвінку і т.д. Контакт може бути як виконаним (була зустріч і велися переговори, наприклад, про укладення договору лізингу нерухомості) так і  запланованим (необхідно зателефонувати фінансовому директору клієнта і домовиться про зустріч). Заплановані контакти, у результаті, стають виконаними або відхиленими. У Системі також передбачена можливість отримання багатовимірних звітів про  контакти, в розрізі контрагентів, типів контактів, часового інтервалу тощо.

У всьому світі з року в рік темпи життя все більше зростають. Це, у свою чергу, збільшує кількість інформації, яку необхідно опрацювати людині. Все більш зростає ризик щось забути, кудись не встигнути. І тут, на допомогу людині, приходять Електронний секретар, Планувальник, Календар і інші подібні електронні помічники, які закладені в оточуючі нас прилади: мобільні телефони, кишенькові перекладачі і т.д.

У роботі будь-якого менеджера лізингової компанії постійно існує значна кількість зустрічей, які необхідно провести і стільки ж людей, яким необхідно подзвонити. Для того, щоб відійти від паперових щоденників і постів з нагадуваннями, розклеєних на лицьових панелях моніторів,  в модулі передбачається універсальний інструмент системи – Планувальник завдань. Такий інструмент не є якимсь «ноу-хау», оскільки в тому чи іншому вигляді вже давно використовується у багатьох відомих ERP-системах, а також в Microsoft Outlook.

Планувальник завдань –  інструмент, який може використовуватися будь-яким користувачем Системи: директором, менеджером, юристом, секретарем, бухгалтером.  За допомогою Планувальника співробітник лізингової компанії може запланувати для себе завдання, яке необхідно виконати (зустріч, дзвінок, підготовка довідки або звіту), задати час і тип нагадування. Крім того, за допомогою Планувальника, директор або керівники служб можуть додавати завдання для конкретного співробітника чи ж здійснювати інші дії із завданнями: переміщати завдання між співробітниками, відміняти, позначати як виконані або відхилені і тощо.

Для аналізу ефективності рекламних акцій і маркетингових заходів в Системі передбачений об''єкт «Маркетинговий захід». Даний інструмент Системи містить інформацію про тип маркетингового заходу, дату і місце проведення заходу, витрати на його проведення,  очікуваний ефект, іншу додаткову інформацію. Система дозволяє одержати звіт про заплановані або проведені заходи за довільний проміжок часу, кількість нових клієнтів, набутих за допомогою вказаних заходів, одержати звіт по типах (виставка, реклама на радіо, сумісна акція з партнерами, спонсорська або благодійна участь і т.д.), їх вартості і т.д.

Слід вказати, що наявність в Системі цього модуля зробить ефективнішою роботу як співробітників, які безпосередньо зайняті продажем лізингу і залученням клієнтів, так і роботу дирекції, працівників юридичної і фінансової служб.

Лізинговий модуль

Лізинговий модуль – основний, можна сказати, профільний модуль Системи. Цей модуль є дуже об''ємним за виконуваними функціями, наявністю різноманітних документів, довідників та алгоритмів.

Основою бізнесу, так би мовити, основним інструментом отримання прибутку, для Лізингової компанії є Договір лізингу. Укладання, супроводження і виконання договору лізингу завжди складається з декількох етапів:

•  попередній етап;
•  підготовка і експертиза документів;
•  укладення договору;
•  моніторинг проекту;
•  завершальний етап.

Початок роботи з кожним клієнтом практично завжди починається з контакту, в основі якого лежить бажання клієнта дізнатися про основні умови лізингу: вартість, терміни, порядок платежів та ін. На цьому етапі співробітник лізингової компанії надає клієнту комерційну пропозицію, яка містить умови лізингу, розмір і графік лізингових платежів.

Для розрахунку лізингових платежів в модулі передбачений інструмент Лізинговий розрахунок. Лізинговий розрахунок є електронним документом, який містить інформацію про предмет лізингу, його характеристики, страхові тарифи, податки і інші платежі, які впливають на кінцеву ціну лізингу, термін і ставку лізингу, метод нарахування лізингових платежів, подорожчання предмету лізингу, ставку залучення ресурсів та іншу подібну інформацію.

За допомогою Лізингового розрахунку можна створити і надрукувати такі документи як графік платежів, калькуляцію ціни лізингу, плановий графік грошових надходжень і виплат, ефективність планованої операції, комерційну пропозицію Клієнту.
Якщо клієнта задовольняють запропоновані умови лізингу, він заповнює і передає лізинговій компанії Заяву на укладення договору лізингу. Їй відповідає електронний документ «Заява на лізинг».

На підставі «Заяви на лізинг» створюється електронний документ «Проект». Слід сказати, що електронний документ «Проект» не має аналогів в матеріальному світі. Це інструмент Системи, який служить для об''єднання і прискорення роботи з різноманітними документами, створеними на основі «Заяви на лізинг».

У певний момент часу Проект може знаходитися в таких стадіях:

•  запит/отримання документів від клієнта;
•  юридична експертиза документів;
•  фінансовий аналіз;
•  аналіз бізнесу клієнта;
•  запит/передача документів в банк;
•  переговори/підписання договору лізингу;
•  моніторинг проекту;
•  завершення/виконання проекту.

Кожна стадія містить момент її початку і закінчення, відповідального за конкретну стадію співробітника, іншу додаткову інформацію. Керівник проекту, додаючи в Проект чергову стадію, може автоматично сформувати і помістити відповідальному співробітнику завдання. Наприклад, при отриманні від клієнта всіх правовстановлюючих документів, керівник проекту створить в Проекті стадію «Юридична експертиза документів» і помістить її як невиконане завдання в Планувальник завдань для юриста.

В рамках Проекту створюються договори лізингу і інші договори (купівля-продаж, страхування, комісія і т.д.). Договори лізингу створюються на підставі Лізингового розрахунку, але, на відміну від останнього, містять більше інформації про предмет лізингу і умови договору. На підставі Договору лізингу і вказаного в ньому графіка платежів в Планувальнику завдань можна автоматично створити нагадування про кожен  лізинговий платіж. На підставі Договору лізингу можна створити інші зв''язані документи: заявки на отримання кредитних ресурсів, рахунки, накладні, акти і т.д.

Істотним полегшенням для юридичної служби є можливість швидкого формування друкованої форми договору: по натисненню однієї кнопки Система бере шаблон договору лізингу у форматі MS Word, автоматично заповнює в ньому всі необхідні поля і видає на екран договір для редагування або друку. Для юридичної служби також автоматизовані такі ділянки роботи як формування листів-нагадувань про прострочення платежів, розрахунок пені і штрафних санкцій за договорами тощо.

Окремим інструментом в модулі представлені договори позики (кредиту, кредитної лінії, фінансової допомоги). Електронний документ «Договір позики» містить в собі безліч параметрів кредитної угоди (термін, процентна ставка, комісії, метод нарахування відсотків, валюта договору, ліміт кредитної лінії і т.д.). У Договорі лізингу міститься посилання на конкретний договір позики (кредиту), що, у результаті, дозволяє точно визначити фактичні процентні витрати за конкретним договором лізингу. За допомогою Договорів позики можна одержати звіт про одержані кредити (транші) і нараховані відсотки, фактичні заборгованості і невикористаний залишок кредитних ліній.

В цілому, по лізинговому модулю, можна одержати багато звітів, які міститимуть інформацію як в цілому по компанії, так і по конкретному лізінгоодержувачу, по всіх або вибраних проектах, по постачальниках і страхових компаніях, по конкретних стадіях проекту і т.д. За допомогою звітів можна одержати інформацію про те, скільки часу було потрібно для тієї або іншої стадії проекту, виявити причини непродуктивних часових втрат, одержати безліч іншої корисної для ухвалення управлінських рішень інформації.

Бухгалтерський облік

Модуль бухгалтерський облік призначений для відображення в обліку фактично завершених господарських операцій і складанні фінансової звітності.

Однією з вимог до автоматизації операцій обліку є мінімізація вбудованих бухгалтерських механізмів  і схем обліку, які «самі по собі» формують бухгалтерські проводки. Бухгалтер-практик повинен «відчувати» систему, розуміти, як працюють її алгоритми, до чого приведе та чи інша дія. Бухгалтер повинен бути упевнений в тому, що Система не зробить самостійно яких-небудь неузгоджених з ним дій, чи то створення додаткових проводок, розрахунку  курсової різниці тощо. У зв''язку з цим в Системі передбачений тільки один електронний документ, який формує бухгалтерські проводки – «Господарська операція».

Господарська операція може вводитися бухгалтером вручну або за допомогою переліку типових операцій, які настроюються знову ж таки бухгалтером.

Природно, що крім Господарської операції, в системі існують безліч інших електронних документів: рахунки, накладні, податкові накладні, акти, банківські документи, касові ордери, авансові звіти. Створюючи будь-який із перерахованих документів можна  одержати його друкарську форму, але не бухгалтерські проводки. Для того щоб створений в системі документ, наприклад накладна, сформував бухгалтерські проводки, необхідно натисненням  однієї кнопки викликати процедуру, яка називається «відпрацювання в обліку». Під час цієї процедури система надає бухгалтеру на вибір типову операцію. На підставі інформації, яка міститься у документі, і параметрів вибраної типової операції Система сформує і надасть бухгалтеру для запису або редагування господарську операцію.

Слід вказати, що документи і створені на їх підставі господарські операції не пов''язані жорстко між собою. Система дозволяє видаляти або змінювати окремо документи і окремо створені на підставі них господарські операції. При цьому на екран виводиться нагадування про наявність зв''язку між такими об''єктами Системи.

Всі створені Господарські операції записуються в Журнал господарських операцій. Журнал – це список всіх введених в систему господарських операцій. У Журналі, за допомогою гнучкого алгоритму фільтрації, можна відображати тільки ті господарські операції, які відповідають умовам фільтру (відбору):

•  часовий інтервал;
•  тип документа-підстави (накладна, банківська виписка, касовий ордер, лист тощо);
•  контрагент;
•  кореспондуючі рахунки;
•  аналітичні рахунки;
•  суму проводки або операції тощо.

За наслідками відбору можна одержати і роздрукувати звіт, в якому буде відображена вся необхідна інформація.

Основою для накопичення і руху інформації про господарську діяльність компанії є План рахунків. При необхідності, користувач може додавати, змінювати або видаляти синтетичні рахунки. Будь-якому синтетичному рахунку може відповідати три рівні аналітичного обліку. Під рівнем аналітичного обліку розуміються відомості, в розрізі яких необхідно буде одержувати інформацію про здійснені операції. Об''єктами аналітичного обліку можуть виступати: контрагенти, матеріальні цінності, склади, необоротні активи, статті доходів і витрат, статті бюджету і т.д.

Природно модуль містить додаткові інструменти для підвищення ефективності роботи бухгалтерської служби. У модулі передбачена автоматизація такої трудомісткої ділянки роботи як створення і надання рахунків для оплати лізингових платежів, періодичне нарахування комісії за лізинг, облік витрат по страхуванню тощо.

Реалізована можливість позабалансового обліку основних засобів, переданих лізингоодержувачам у фінансовий лізинг. При цьому, об''єктами такого обліку виступають предмети лізингу, які, окрім назви основного засобу, містять додаткову інформацію: лізингоодержувач, договір лізингу, дату повернення або викупу, характеристики майна (колір, потужність, вага, ідентифікатори тощо).

У модулі відсутні інструменти для ведення податкового обліку, такі як відслідковування першої події, автоматичне формування декларацій, розрахунків і т.д. У зв''язку з постійною зміною законодавства, додаткові інвестиції в автоматизацію податкового обліку і звітності є невиправданою витратою грошей і часу.

Облік основних засобів в Системі для цілей бухгалтерського і податкового обліку представлений двома окремими картотеками активів. За допомогою податкової картотеки розраховується податкова амортизація. При цьому для цілей бухгалтерського обліку, існує окрема картотека необоротних активів. Така організація обліку основних засобів дозволяє вести податковий облік необоротних активів не в збиток цілям бухгалтерського обліку та звітності.

Для ефективної роботи бухгалтерської служби Система містить мінімально необхідну кількість звітів:

• Оборотно-сальдова відомість;
• Оборотні відомості по синтетичних рахунках
• Головна книга;
• Зведені проводки;
• Акт звірки взаєморозрахунків.

Всю іншу інформацію можна одержати за допомогою звіту по Журналу господарських операцій.

Фінансова звітність (баланси, звіти про прибутки і збитки, про власний капітал і т.д.) формується системою в автоматичному режимі. При цьому, перед формуванням звітів бухгалтеру необхідно здійснити настроювання шаблонів: вказати яка інформація, виходячи з яких залишків або оборотів по рахунках, повинна бути відображена в тій або іншій комірці фінансового звіту.

Персонал

Даний модуль служить для автоматизації і підвищення ефективності роботи з Персоналом компанії. У модулі реалізовані такі ділянки як ведення особових карток, створення та реєстрація наказів по особовому складу, штатний розклад, організоване ведення табельного обліку і графіка відпусток.

У модулі створені механізми нарахування (розрахунку) заробітної платні на підставі табелів, наказів, звітів про продажі, нарядів тощо. Автоматизовані такі ділянки як нарахування лікарняних і пільг, відпусток і компенсацій, доплат і премій.

На підставі нарахованої зарплати можна створити господарські операції (бухгалтерські проводки), роздрукувати розрахунково-платіжні відомості, сформувати платіжні доручення на сплату податків і перерахунку грошей на карткові рахунки співробітників, роздрукувати різні довідки.

У модулі реалізована можливість автоматичного формування статистичної звітності і звітності до фондів соціального страхування, звітів по персоніфікації до Пенсійного фонду розрахунків до податкової інспекції.

Фінанси

Одним з основних напрямів роботи фінансової служби будь-якого підприємства, є планування і контроль за грошовими потоками в компанії, аналіз часових і грошових витрат, вирішення питань про короткострокове фінансування і вкладення, пошук внутрішніх джерел для ефективного використання грошових ресурсів. Все перераховане особливо актуальне для компаній, які зайняті у фінансовому секторі економіки: лізингові, страхові компанії, КУА, торговці цінними паперами і т.д.

У системі передбачено ведення бюджету руху грошових коштів. Фінансова служба, на підставі затверджених керівництвом компанії бюджетів формує бюджет руху грошових коштів в розрізі статей, часових інтервалів  і запланованих сум надходжень і витрат. При цьому статті бюджету є об''єктом аналітики для синтетичних рахунків по обліку грошових коштів. Це дозволяє в автоматичному режимі сформувати Звіт виконання бюджету руху грошових коштів. У звіті, на будь-який момент часу відображається заплановані і фактичні суми руху по кожній статті з вказівкою абсолютного і відносного відхилення від плану. Також можливо одержати звіт, який міститиме інформацію про динаміку і стан фінансових потоків за окремо взятим договором лізингу або по контрагенту, або по компанії в цілому.

У даному модулі також передбачена можливість проведення фінансового аналізу клієнтів. При цьому настроювання показників, які повинні бути проаналізовані і фінансових коефіцієнтів, розрахованих на підставі цих показників, самостійно проводиться користувачем системи без залучення програмістів. На підставі введених в систему показників можна сформувати і роздрукувати звіт, який міститиме інформацію для структурно-динамічного та коефіцієнтного аналізу діяльності конкретного клієнта.

Для підвищення ефективності роботи фінансової служби в Системі передбачений електронний документ «План грошових надходжень і виплат». План є свого роду сценарієм руху грошових коштів по компанії за календарний місяць в розрізі дат. Це таблиця, рядком якої є рух грошових коштів (прихід або виплата), а колонки містять дату операції, джерело, валюту, суму, статус і іншу необхідну інформацію. Дані про заплановані грошові потоки можна завантажувати як в автоматичному, так і в ручному режимі. Так, натисненням однієї кнопки, Система автоматично заповнить всі планові надходження і виплати, орієнтуючись на такі документи як договори лізингу і страхування, позики і комісії, заявки на отримання кредитів і рахунку-фактури. Після цього користувач може самостійно додати, відкоригувати або видалити інформацію про рух грошових коштів в документі.

Наявність такого інструменту дозволяє ефективно управляти грошовими потоками, не допускати касових розривів, оперативно реагувати на наявність надлишку грошових коштів на поточних рахунках компанії.

Створення і впровадження описаної вище Автоматизованої Системи дозволить організувати зберігання всієї необхідної інформації в єдиній базі, формувати необхідну фінансову, статистичну і управлінську звітність, автоматично формувати типові для лізингової компанії документи (лізингові договори, рахунки, накладні, акти), мінімізувати складнощі пов''язані з веденням бухгалтерського і управлінського обліку. Її застосування істотно підвищить ефективність роботи персоналу лізингової компанії, збільшить оперативність отримання інформації для ухвалення управлінських рішень.

Шевченко Костянтин, САР
Головний бухгалтер ТОВ «Ласка Лізинг»